মাইক্রোসফট (এমএস) ওয়ার্ড তথ্য সাজানো এবং ডিজিটাল নথি তৈরির একটি অপরিহার্য মাধ্যম। মাউসের অতিরিক্ত ব্যবহার এড়িয়ে দ্রুত কাজ শেষ করতে শর্টকাট কৌশলগুলো বেশ সহায়তা করে।
ডকুমেন্টের আকর্ষণীয় রূপ নির্ভর করে সঠিক ফরম্যাটিং ও লেআউটের ওপর। পুরো ডকুমেন্টে একটি নির্দিষ্ট ফন্ট ব্যবহার করা উচিত। ফন্ট নির্বাচন, সাইজ ও রং বদলাতে Ctrl+D দিয়ে সরাসরি ফন্ট উইন্ডো খুলে নেওয়া যায়। পেজের মার্জিন বা দিক পরিবর্তন করতে Page Layout থেকে Margins অপশন বেছে নিতে হবে। লেখার লাইন স্পেসিং দ্রুত নির্ধারণ করতে Ctrl+1 একক লাইনের জন্য, Ctrl+2 জোড়া লাইনের জন্য এবং ‘Ctrl+5’ ১.৫ স্পেসিংয়ের জন্য ব্যবহার করা হয়। এ ছাড়া ফন্টের ধারাবাহিকতা ধরে রাখতে স্টাইল অপশন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। হোম ট্যাবের Styles অংশ থেকে শিরোনাম বা মূল লেখার ধরন এক ক্লিকেই পরিবর্তন করা যায়।
রেডিমেড টেমপ্লেট ব্যবহার করে আকর্ষণীয় প্রতিবেদন, জীবনবৃত্তান্ত বা নোটিশ তৈরি করা খুব সহজ। নতুন ফাইল তৈরির সময় File থেকে New অপশনে গেলে নানা ধরনের টেমপ্লেট পাওয়া যায়। পছন্দমতো নকশা সাজিয়ে পরে ব্যবহারের জন্য Word Template হিসেবে সংরক্ষণ করার সুবিধাও রয়েছে। পুনরাবৃত্তিমূলক বা নিয়মিত কাজের চাপ কমাতে Macros ফিচারটি ব্যবহার করা যায়। ভিউ (View) ট্যাব থেকে Record Macro চালু করে কাজের ধাপগুলো রেকর্ড করে রাখা সম্ভব।
একত্রে দলগত কাজ করার ক্ষেত্রে ওয়ার্ডের Track Changes ফিচারটি স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে। রিভিউ (Review) ট্যাব থেকে এই ফিচার চালু করলে অন্য যেকোনো ব্যবহারকারীর করা সম্পাদনা বা পরিবর্তন স্পষ্টভাবে দেখা যায়। পরে সেসব পরিবর্তন অনুমোদন বা বাতিল করার সুযোগ থাকে। দীর্ঘ কোনো ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট অধ্যায় বা অংশ সহজে খুঁজে পেতে Navigation Pane ব্যবহার করা বেশ সুবিধাজনক। ডকুমেন্টের তথ্যকে দৃষ্টিনন্দন ও চিত্র আকারে উপস্থাপন করতে ইনসার্ট (Insert) ট্যাবের SmartArt ফিচারটি ব্যবহার করা যায়।
জাহিদ হোসাইন খান
টেকবার্তার সঙ্গে যোগাযোগ: techbarta@prothomalo.com